למה לא לערוך PDF עם חתימה דיגיטלית בכלי רגיל
עריכת PDF עם חתימה דיגיטלית יוצרת קובץ חדש ועלולה לבטל את אפשרות האימות, גם אם סימן החתימה עדיין נראה. לכן הכלים עוצרים מסמך שבו זוהתה חתימה דיגיטלית.
תמונה של חתימה אינה חתימה דיגיטלית
סימן חתימה שנראה על העמוד עשוי להיות תמונה או כתיבה שסרקו. חתימה דיגיטלית יכולה להיות רכיב מבני שמאפשר למציג מתאים לבדוק אם המסמך השתנה. אי אפשר לקבוע לפי המראה בלבד מה נמצא בקובץ. פתחו את המקור במציג שמציג מידע על חתימות אם יש צורך לבדוק את סוגן.
למה שינוי קטן יכול להיות משמעותי
הוספת מספר עמוד, סיבוב, הסרה או איחוד יוצרים מסמך חדש ושונים מהקובץ שנחתם. גם אם תמונת החתימה עדיין נראית, אין להסיק שהאימות הדיגיטלי נשמר. השירות עוצר מסמכים שבהם זוהתה חתימה דיגיטלית במקום להפיק עותק שנראה דומה אך עלול להטעות לגבי מצבו.
לא עוקפים את ההודעה בהמרה לתמונה
צילום מסך או הדפסה לקובץ אחר יכולים לשמור מראה חזותי בלי לשמר את מנגנון החתימה. זה אינו פתרון כאשר הנמען צריך מסמך חתום שניתן לאימות. אל תציגו עותק מצולם כאילו הוא אותו קובץ מאומת. בדקו עם מי שהפיק את המסמך או עם מי שמקבל אותו איזו גרסה נדרשת.
מבקשים עותק מתאים למטרה
אם צריך רק לקרוא עמודים נבחרים, שאלו אם אפשר לצרף את המקור המלא או לקבל גרסה ייעודית. אם צריך לשנות תוכן, ייתכן שצריך לתקן את קובץ המקור ולהפיק מסמך חדש בתהליך המתאים. השירות אינו בודק תוקף משפטי, זהות חותם או תקינות אישורים, ואינו מחליף תוכנת חתימה.
שומרים את הקובץ כפי שהתקבל
החזיקו עותק מקורי בלי שינוי שם מטעה ובלי החלפת התוכן. אפשר לשמור בנפרד עותק לצפייה, אם הדבר מתאים למטרה ולדרישות הנמען. הבחינו בין המקור לעותק בשם ובתיקייה. עצירת העיבוד באתר אינה משנה את הקובץ שבחרתם ואינה מבטלת חתימה שכבר הייתה בו.
גם טפסים פעילים דורשים תשומת לב
PDF יכול להכיל שדות שאפשר למלא, לצד רכיבי חתימה. המרה רגילה עלולה לאבד ערכי שדות או תכונות שאינן נראות בתמונה. גם מסמכים אלה נדחים בגרסה הנוכחית. בקשו הנחיות מהגורם שהפיק את הטופס ושמרו את העותק המקורי עד שתדעו איזה קובץ צריך למסור.