באיזה סדר לאחד קובצי PDF? בדיקה לפני ואחרי
כדי לאחד קובצי PDF בסדר ברור, שימו את המסמך הראשי תחילה, אחריו אסמכתאות ולבסוף נספחים, אלא אם הנמען הגדיר סדר אחר. אחרי האיחוד בדקו במיוחד את נקודות החיבור בין הקבצים.
מחליטים על סדר הקריאה מראש
רשמו מה הקורא צריך לראות קודם: הסבר או טופס ראשי, אחריו האסמכתאות ובסוף נספחים. סדר אלפביתי בתיקייה אינו בהכרח סדר קריאה. אם גוף מסוים הגדיר סדר מסמכים, השתמשו בו. הכינו עותקים ורשימה קצרה לפני הבחירה, כדי שלא יהיה צורך לנחש לפי תמונות מקדימות או לפי שמות קבצים דומים.
הסדר בתוך כל קובץ
איחוד מצרף קבצים ברצף; הוא אינו יודע שעמוד מהנספח צריך לעבור לאמצע המסמך הראשי. כשצריך סדר מפורט יותר, סדרו עותק של המקור תחילה או השתמשו בסידור עמודים לאחר האיחוד. בדקו אם עמודי שער חוזרים או דפים ריקים באמת נחוצים. אל תסירו אותם רק כדי להקטין משקל אם יש להם תפקיד במסמך.
מעבירים קבצים בלי לשנות את תוכנם
הוסיפו את הקבצים והשתמשו בחצים להזזה מוקדם או מאוחר ברשימה. אין צורך לשנות שמות קבצים כדי לכפות סדר. ספרו מראש כמה עמודים אמורים להיות בפלט, למשל 3 ועוד 2 הם 5. אם בחרתם אותו קובץ פעמיים, העמודים יופיעו פעמיים; הכלי אינו מנחש אם הכפילות מכוונת.
הבדיקה החשובה היא בחיבורים
לאחר ההורדה פתחו את הקובץ ועברו על סוף כל מקור ותחילת המקור הבא. כאן מתגלים בדרך כלל נספח שחסר, כיוון שונה או עמוד שער מיותר. בדקו גם שהקורא יכול להבחין בין המסמכים. האיחוד אינו מוסיף סימניות, כותרות או תוכן עניינים שמסבירים את המבנה החדש.
מספור והפניות ישנות
מספרים שכבר מודפסים על העמודים נשארים כפי שהיו. מסמך מאוחד עשוי להתחיל כמה פעמים בעמוד 1, והפניה לנספח עלולה להישאר עמומה. אם נדרש רצף חדש, שקלו הוספת מספרים בעותק ובדקו שאין כפל מספור שמפריע לקריאה. תוכן עניינים והפניות בתוך הטקסט אינם מתעדכנים באופן אוטומטי.
מתי לא לאחד
אל תאחדו מסמכים אם הדרישה היא קבצים נפרדים, אם צריך לשמור חתימה דיגיטלית או אם קיים טופס פעיל שהכלי אינו תומך בו. אל תשתמשו באיחוד כאמצעי להקטנה. שמרו את המקורות עד שאפשר לוודא שהפלט מתאים למטרה ושכל העמודים הנדרשים נמצאים בו.